Os emails te atrapalham? Quantas vezes você já se sentiu engolido pela quantidade de emails que estão na sua caixa de entrada? Quantas vezes você já chegou em casa frustrado por não conseguir limpar seu correio eletrônico e mantê-lo sob controle? Ou quantos dias você ficou ansioso só por saber que, a cada minuto fora da sua mesa, mais emails inundariam a sua caixa?
Acho que esta sensação não é incomum. Conheço muitas pessoas que se sentem frustradas assim por não conseguirem dar vazão aos seus emails diários. Eu mesmo já passei por isso inúmeras vezes. Em alguns momentos, cheguei a pedir ao meu time para que não me enviasse mensagens, mas que me procurasse para falarmos pessoalmente em casos mais urgentes. Outras vezes, liguei a opção de “Out of Office”, informando, na “resposta automática”, que as pessoas me ligassem para resolver algum assunto emergencial, mesmo não estando ausente.
Mas o fato é que os emails me deixavam ansiosos e estressados. E o pior de tudo: eles ditavam o meu dia e me deixavam a impressão de que ele não era produtivo, seja em função da quantidade de mensagens que ficavam sem resposta ao final do dia, ou seja porque eu não conseguia fazer o que havia planejado.
E não é só isso… Existe a expectativa! As pessoas que enviavam as mensagens criavam mil fantasias com a falta de informação. Achavam que eu não lhes dava a devida atenção, ou que elas não eram uma prioridade. Algumas ficam até chateadas, achando que era algo pessoal. Fui ainda taxado de “aquele cara que demora para responder os emails”, quando a realidade era bem diferente.
E agora com o Whatsapp ou Telegram então!? Pois a instantaneidade que o email não tem, estes aplicativos têm e as pessoas esperam o sinal de leitura ficar azul para saberem que você realmente leu a mensagem. Então, muitos assuntos deixaram de ser tratadas por email e passaram para o Whatsapp e Telegram. Mas isso só agravou ainda mais este cenário. O email ainda é a ferramenta oficial de comunicação de muitas empresas. Então, algumas pessoas mandam o email e uma mensagem pelo “zap” em seguida para reforçar que você precisa ler o email que ela acabou de enviar. Que coisa, hein!
Apesar de todo o estresse e ansiedade que este tipo de situação causa, e que pode afetar a saúde dos profissionais (e isso, por si só, já seria grave o bastante!), as organizações acabam perdendo muito: elas perdem em foco, produtividade e falta de colaboração.
- Perda do foco: pior do que o gasto de tempo para responder aos inúmeros emails é a perda do foco. O problema que ocorre, quando você deixa a caixa de email definir como será o seu dia, é jogar por água abaixo todo o seu planejamento. É aquela sensação de que você não conseguiu pegar em nada do que havia planejado. Você acaba fazendo as coisas mais urgentes e não as mais importantes, priorizando equivocadamente o seu dia e deixando de gerar mais valor para a sua organização. Ou seja, o profissional não pode ter como objetivo diário (muitas vezes, quase um “objetivo de vida”) limpar a caixa de email, mas sim gerar valor para sua empresa e isso deve ser feito seguindo o plano de uma estratégia estabelecida. E esta é a principal perda que muitas vezes passa despercebida!
- Produtividade: ela é muito afetada com as diversas interrupções para a checagem das mensagens. Então, além de não cumprir as prioridades estabelecidas (e que, muitas vezes, você mesmo estabeleceu), você acaba desperdiçando tempo. Existem estudos que mostram que você acaba gastando, pelo menos, 20% de tempo adicional em cada tarefa, apenas para retomar o “fio da meada” após cada interrupção. Imagine isso ao longo do dia inteiro? E do ano inteiro?
- Falta de colaboração: ajuda a piorar o ambiente de trabalho, poluindo-o e gerando uma cultura de defesa e autopreservação. Indo exatamente na contramão dos novos paradigmas nos ambientes de trabalho mais produtivos e felizes. Ao invés das pessoas trabalharem em prol de um objetivo comum, muitas vezes, trabalham para se protegerem. E este é o maior veneno para a criação de uma cultura genuinamente colaborativa, onde as pessoas unem forças e trabalham em equipe para concluírem as tarefas e alcançarem seus objetivos.
Obviamente, nem todas as pessoas trabalham assim ou não fazem por mal. O fato, porém, é que tem muita gente usando mal o email: muitas fazem quase um spam a cada mensagem, copiando Deus e todo o mundo… Outras copiam os chefes (aumentando ainda mais a caixa de correio destes “coitados”), várias vezes sem qualquer necessidade, apenas para se sentirem resguardadas ou exercerem mais pressão sobre o destinatário. E ainda têm aquelas que utilizam os emails como “bengalas”. Na verdade, o email vira o “mico” e a pessoa quer passá-lo à frente… Ela não está muito preocupada em resolver o problema e se aquela tarefa será feita ou não ou se o resultado daquele trabalho era importante ou não. O que importa aqui é “passar o mico para o outro” e depois poder dizer que não concluiu o seu trabalho por culpa do fulano ou sicrano… No entanto, se ela estivesse realmente preocupada em resolver o assunto, uma conversa direta ou pessoal ou até um telefonema não poderia resolver melhor a situação e ser muito mais ágil e assertivo?
Bem, o excesso de emails traz problemas, como vimos. Mais até do que o excesso, a “cultura do email”, onde ele é usado para tudo. É importante tentar minimizá-los e construir processos que garantam um melhor planejamento das atividades para se alcançar as metas traçadas e uma melhor comunicação, fazendo com que as pessoas e as equipes interajam de forma objetiva, eficaz e harmônica, construindo, ao mesmo tempo, um ambiente altamente colaborativo.
Então, deixo aqui algumas dicas simples.
- Para começar, estabeleça um processo de comunicação que esteja efetivamente ligado ao trabalho que precisa ser realizado. Isso deve ser feito com base num planejamento, cuja periodicidade deve ser estipulada. Defina para você e seus times metas quinzenais ou semanais, mas não deixe de estabelecer a sua meta diária.
- Você pode acompanhar facilmente este seu plano através de um quadro e post-its na parede ou usar uma ferramenta para gestão destas metas e tarefas. Hoje em dia, existem algumas excelentes ferramentas para gerir o trabalho. Algumas ainda estão categorizadas como ferramentas de CWM (Collaborative Work Management) e vão poder contribuir na organização do seu trabalho e do da equipe. O mais interessante é que algumas destas ferramentas permitem que estes grupos de trabalho comuniquem-se diretamente através delas e seus chats, sem a necessidade de emails, fazendo a discussão acontecer no contexto apropriado e apenas para as pessoas envolvidas na solução.
- Se você não precisar se comunicar muito com o “mundo exterior”, tente criar uma rotina para a leitura dos emails. Determine alguns períodos para leitura das mensagens. Faça o mesmo com o Whatsapp. Portanto, não deixe suas caixas de email e nem o “Whatsapp Web” abertos em abas no navegador do seu computador, pois, com certeza, eles vão lhe tirar o foco em algum momento, principalmente se tiverem alertas sonoros ou visuais, que pulam no meio da sua tela.
- Cumpra o planejado e cheque se você o fez ao fim do dia.
E, se não deu, não desista! Mesmo se ainda não for desta vez, continue insistindo no plano. Você pode até imaginar: “como eu vou viver sem checar os emails e as mensagens no Whatsapp?”, e poderá ser até difícil no início, mas certamente, com disciplina, você vai ver o quanto o seu dia pode render muito mais e melhor. Com estes primeiros resultados aparecendo, você ganha força para seguir em frente e continuar se planejando. Desta forma, não apenas mais tempo aparecerá na sua agenda, mas, mais importante ainda, você vai perceber um maior foco naquilo que realmente importa para você e sua organização.
Este é o início da transformação digital. Fique ligado!
Aproveite e leia o artigo “No Meio do caminho tinha…” um buraco.
